Jaką drukarkę wybrać do biura?

Jaką drukarkę wybrać do biura? Pytanie wydaje się skomplikowane, lecz odpowiedź jest zaskakująco prosta: zamiast tracić czas i energię na wybór drukarki, od razu powinniśmy zdecydować się na urządzenie wielofunkcyjne. Niezależnie od tego, czy za słowem “biuro” kryje się pokoik z jednym biurkiem czy hala typu open space z dziesiątkami stanowisk pracy, odpowiedź pozostaje ta sama: MFP (Multi-Function Printer/Product).

Jeszcze w latach 90. XX w. teza postawiona na wstępie mogła wydawać się dyskusyjna. Ceny, gabaryty i osiągi pierwszych urządzeń wielofunkcyjnych nie zachęcały, szczególnie mniejszych firm, do ich zakupu. Obecnie żadne biuro nie obejdzie się bez urządzenia, które łączy w sobie funkcje drukarki, skanera i kopiarki, a w wielu przypadkach również faksu.

3 x TAK, a nawet 4

O zaletach MFP napisano już chyba wszystko, ograniczmy się więc do podkreślenia najważniejszych walorów integracji kilku użyteczności w jednym urządzeniu w warunkach biurowych.

Po pierwsze: wygoda

Skanujemy, drukujemy, kopiujemy i faksujemy na jednym urządzeniu. Podajniki papieru są w stanie pomieścić od kilkuset do ponad 1 000 arkuszy, co pozwala skutecznie zredukować częstotliwość uzupełniania papieru. MFP bez problemu można wykorzystywać jako urządzenia sieciowe, podłączane tradycyjnie lub bezprzewodowo. Wyposażone jest w wydajne procesory, karty pamięci i dyski twarde. Kopie i wydruki powstają w jednym miejscu, lecz praktycznie można ich dokonywać z dowolnej lokalizacji. Wszystkimi procesami można zarządzać zdalnie – nie tylko za pośrednictwem komputera, lecz również przy użyciu tabletu czy smartfona. Jedynie odbiór wydruków wymaga fizycznego kontaktu z urządzeniem. Producenci MFP dokładają wszelkich starań, by urządzenia były możliwie najbardziej „przyjazne” użytkownikowi. Widać to choćby po panelach sterowania, które zaczynają do złudzenia przypominać ekrany smartfonów, a ich obsługa stała się realnie intuicyjna.

Po drugie: oszczędność

Łączny koszt zakupu drukarki, skanera, kopiarki i faksu może znacznie przewyższyć cenę urządzenia MFP. Do tego należy doliczyć nakłady ponoszone z tytułu serwisowania, konserwacji, napraw, które przemnażają się przez liczbę użytkowanych urządzeń. Oszczędzamy też czas pracowników (szkolenia, obsługa), a więc… znów pieniądze.

Oszczędzamy przestrzeń: urządzenia wielofunkcyjne zajmują zdecydowanie mniejszą powierzchnię biura niż urządzenia rozproszone, wraz z osprzętem i okablowaniem. Jest to wzorcowy przykład imponującej wydajności i funkcjonalności przy niewielkich gabarytach: samo urządzenie zajmuje powierzchnię nieco ponad pół metra kwadratowego.

Niebagatelną sprawą, szczególnie przy dużej liczbie zastępowanych przez MFP urządzeń, jest oszczędność zużycia energii elektrycznej.

Mówiąc o oszczędnościach, nie sposób pominąć również faktu, że użytkowanie urządzenia wielofunkcyjnego nie musi wiązać się z jego zakupem: możliwa jest dzierżawa lub leasing. Temu tematowi poświęcimy osobny wpis. W tej chwili polecamy zapoznanie się z zaletami tego rozwiązania.

Po trzecie: sprawne zarządzanie drukiem

Zintegrowanie systemu druku w biurze, nawet w mikroskali (kilku pracowników korzystających z jednego urządzenia wielofunkcyjnego), pozwala na usprawnienie zarządzania drukiem (kontrola dostępu, bieżący monitoring, a w efekcie dokładniejsze planowanie wydatków na materiały eksploatacyjne), czego efektem mogą być znaczące oszczędności. Wspomniany przed chwilą monitoring nie tylko pozwala usprawnić zarządzanie, ale przede wszystkim stworzyć procedury bezpieczeństwa, chroniące poufność dokumentów, zabezpieczające przed ich „wyciekiem” w wyniku zaniedbań lub zaplanowanego działania na szkodę firmy.

To zalety podstawowe. Do tego dochodzi jeszcze wiele innych funkcji dodatkowych, takich jak sortowanie, broszurowanie, zszywanie i inne formy obróbki wydruków.

Pisząc o przewagach urządzeń wielofunkcyjnych, cały czas pamiętamy, że chodzi o zastosowania biurowe. Jeżeli chcemy drukować np. wielkoformatowe fotografie w wysokiej rozdzielczości i na nietypowych podłożach (np. canvas), urządzenie MFP raczej nas nie zadowoli. Innymi słowy nie wieścimy tu zmierzchu drukarek dedykowanych do konkretnych, profesjonalnych zastosowań. MFP to przede wszystkim rozwiązanie problemów druku, kopiowania i obiegu dokumentów w środowisku biurowym.

Jak wybrać odpowiedni sprzęt?

Podsumowując to, co do tej pory zostało powiedziane, musimy przyznać, że prawdziwym dylematem nie jest wybór pomiędzy drukarką a urządzeniem wielofunkcyjnym, lecz właściwe dobranie parametrów tego ostatniego do potrzeb druku w firmie.

Paleta dostępnych na rynku modeli i rozpiętość cen są niezwykle szerokie – od niewielkich rozmiarów kompaktowych urządzeń mających zastosowanie domowe po prawdziwe “kombajny” takie jak np. Samsungi z najnowszej serii MX4 czy urządzenia Konica Minolta Bizhub, zdolne skanować nawet do 160 stron na minutę (model C258 z podajnikiem DualScan), a drukować drukować/kopiować 30 i więcej stron na minutę.

Do tego dochodzą szerokie możliwości druku na różnych materiałach (papier, karton, folia) i szerokiej gamie gramatur: w przypadku Konica Minolta Bizhub nawet do 300g/m². Oczywiście skanowanie i drukowanie odbywa się w kolorze (chyba, że wybierzemy urządzenie do druku czarno-białego), w wysokiej rozdzielczości (do 1200 dpi, a przy rozdzielczości interpolowanej, czyli podwyższanej poprzez wstawienie dodatkowych punktów w skanowanym obrazie, nawet do 4800 dpi). A to zaledwie najbardziej oczywiste możliwości profesjonalnych MFP.

Technologia jest ekscytująca, więc łatwo ulec pokusie, by mieć urządzenie najnowocześniejsze, najwydajniejsze, wyposażone w największą dostępną na rynku gamę funkcji. Jeżeli stać nas na zakup sprzętu nieco powyżej rzeczywistych potrzeb, to oczywiste jest, że powinniśmy korzystać z urządzeń najbardziej zaawansowanych technologicznie. Zazwyczaj jednak zależy nam na jak najlepszym skorelowaniu możliwości urządzenia z potrzebami naszej firmy. Jak to zrobić? W zasadzie wystarczy udzielić odpowiedzi na kilka podstawowych pytań.

Pytanie 1: kolor czy mono?

Przeanalizuj, jaki procent wszystkich druków w firmie stanowią kopie/wydruki w kolorze. Zastanów się, czy druk w kolorze w konkretnych przypadkach (umowy, dokumenty księgowe, raporty wewnętrzne) jest uzasadniony. Pamiętaj, że wybierając urządzenie kolorowe możesz również wykonywać kopie i wydruki czarno-białe, zachowując niskie koszty użytkowania. Dodatkowo otrzymujesz możliwość tworzenia dokumentów kolorowych.

Pytanie 2: A4 czy A3?

Formatów udostępnianych przez urządzenia MFP jest oczywiście więcej, ale skok cenowy ma miejsce na przejściu pomiędzy formatami maksymalnymi dla danego urządzenia, czyli pomiędzy A4 i A3. Standardem stają się urządzenia do formatu A3. Nie zmienia to faktu, że powinniśmy przeanalizować, czy potrzeb naszej firmy nie zaspokoi w pełni format A4. Koszt zakupu urządzenia A3 będzie wyższy, natomiast koszty eksploatacji w przypadku wybrania A3 będą drastycznie niższe w stosunku do A4. Jeśli zamierzasz wykonywać stosunkowo duże ilości dokumentów to najlepszym rozwiązaniem będzie urządzenie MFP obsługujące formaty do A3.

Pytanie 3: Laser czy atrament?

Obiegowa opinia mówi, że drukarki atramentowe kupuje się tanio, ale drogo eksploatuje, natomiast porównywalne jakościowo laserowe – dokładanie na odwrót. Spór ten przypomina „wojnę masła z margaryną” i jest właściwie nierozstrzygalny. Jak wybrać? Trzeba dokładnie przeanalizować potrzeby, określić swoje wymagania odnośnie jakości i wydajności sprzętu. Na rynku pojawiły się nowe rozwiązania atramentowe z serii PageWide (stała głowica drukująca), oferujące dobrą jakość druku, dużą wydajność, przy zachowaniu niskich kosztów eksploatacji.

Pytanie 4: Czy na pewno tego potrzebuję?

To pytanie trzeba sobie zadać w przypadku każdej dodatkowej funkcji i modułu kupowanego razem z podstawowym urządzeniem. Mamy na myśli m.in.: faks, dodatkowe kasety i szuflady na papier (wygoda, która jednak sporo kosztuje) czy finishery oferujące sortowanie, zszywanie, etc. Mogą one znacznie wywindować cenę urządzenia.

Oczywiście jest wiele innych czynników wpływających na decyzję, jak choćby warunki gwarancji, jakość serwisu, zaufanie do marki, a nawet kwestie estetyczne i trendy (o czym za chwilę). Jednak po przejściu powyższego „quizu”, zminimalizujemy ryzyko popełnienia błędu w wyborze.

MFP-y są sexy

Na zakończenie garść uwag o – jeżeli tak można to nazwać – „miękkich” zaletach urządzeń typu MFP. Do niedawna były doceniane głównie za liczbę stron na minutę, niezawodność, niską cenę jednostkowego wydruku. Uroda i podążanie za trendami nie były raczej mocną stroną na rynku IT. Obecnie zaczyna się to zmieniać. Zdecydowanie polepszył się design, a równocześnie widać troskę producentów o wzbogacanie palety użyteczności. W efekcie standardem staje się Wi-Fi, a niebawem dołączy do niego zapewne możliwość druku z poziomu urządzenia mobilnego (smartfon, tablet) z dowolnego miejsca na świecie (wystarczy wysłać plik na adres e-mail naszej drukarki). Oferowane przez różnych producentów aplikacje (Samsung Mobile Print, Google Cloud Print, ePrint firmy HP) są wyraźną próbą dostosowania się do oczekiwań użytkowników urządzeń mobilnych. Jak niegdyś PC-ty przeskoczyły z epoki PC speakera w świat multimediów, tak obecnie MFP-y stają się coraz bardziej sexy. Być może podzielą się z urządzeniami mobilnymi zadaniami, które do tej pory były wyłączną domeną komputerów. Czy tak się stanie? Czas pokaże, a rynek zdecyduje.

jaką drukarkę wybrać do biura MFP multi-function-printer zarządzanie drukiem

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018