Funkcje MFP, o których nie miałeś pojęcia

Od wielofunkcyjnego urządzania drukującego oczekujemy, żeby drukowało, skanowało, kopiowało i ewentualnie faksowało. Ma to robić szybko, cicho, w dobrej jakości i nie ulegać awariom. I na tym zazwyczaj kończy się lista życzeń, a jednocześnie i wiedza na temat tego, co potrafią współczesne „kserokopiarki”. Tymczasem potrafią znacznie więcej, a niektóre z ich możliwości mogą Cię przyprawić o przyspieszone bicie serca.

Żartując, ale tylko trochę, można powiedzieć, że najbardziej widocznym i oczywistym znakiem zaawansowania technologicznego dzisiejszych MFP jest rosnąca przekątna dotykowych paneli sterowania. Te rosną wraz z chęcią maksymalnego ułatwienia obsługi i przybywającymi funkcjonalnościami. Wśród tych ostatnich standardem od dawna jest Wi-Fi czy moduł NFC, a w wydajniejszych modelach interfejs sieciowy czy nawet – standardowo już – montowane czytniki kart.

More and more

Następcy kserokopiarek wyposażani są we własne dyski, karty pamięci i coraz wydajniejsze procesory. Rosnąca „moc przerobowa” pociąga za sobą rozrost oferowanych funkcji i możliwości ich wyboru, modyfikacji parametrów. Ocena ich przydatności zależy od indywidualnych oczekiwań, specyfiki zadań, które chcemy realizować.

Przedzieranie się przez ten gąszcz, za każdym razem, gdy chcemy skorzystać z MFP-a, nie tylko bywa uciążliwe i czasochłonne, ale też opłacone błędami, których świadectwem są wydruki czy skany niezgodne z naszymi oczekiwaniami, frustracja, a w finale telefon do informatyka z żądaniem natychmiastowej pomocy.

Personalizacja, czyli MFP kontra Grażyna

Możemy przekonująco dowodzić, że każdego użytkownika da się wdrożyć, przeszkolić – że każdy zechce się uczyć nowych funkcji i zaczytywać po nocach w instrukcjach obsługi, a potem z wypiekami na twarzy „grzebać” w ustawieniach (tu w naszym sitcomie rozlega się śmiech „z puszki”). Możemy. Ale tymczasem w kadrze pojawia się kultowa Grażyna (żona Janusza), która potrzebuje – jak zwykle – zeskanować gruby plik luźnych wydruków formatu A4 i zapisać je w „tym, co zwykle” katalogu (ewentualnie wysłać faksem pod „ten, co zwykle numer”, albo na „ten, co zwykle” adres e-mail). Skany nie muszą być kolorowe, ale za to powinny być zapisane w PDF-ach. Wszystko „jak zwykle”. I najchętniej zrobiłaby to w ten sposób, żeby jej aktywność wyczerpywała się na wpisaniu hasła (przyłożeniu karty do czytnika), włożeniu kartek do podajnika i jednym, no może dwóch klikach w ekran dotykowy. O propozycji zapoznania się z funkcjami MFP-a, Grażyna nie chce nawet słyszeć, bo „od tego jest informatyk”. Grażyna jest zmyślona, życie bywa o wiele barwniejsze i przykre. Okazuje się jednak, że urządzenia wielofunkcyjne potrafią sobie poradzić nawet z prawdziwymi Grażynami.

Możliwość autoryzacji dostępu (o czym poniżej) i personalizacji panelu użytkownika, rozwiązuje problemy z osobami odpornymi na edukację, a mówiąc serio bardzo ułatwia życie tym, którzy oczekują od urządzenia wykonywania często powtarzających się zadań, o ściśle określonych parametrach najpewniej i najszybciej, jak to możliwe. Użycie shotcut-ów i widget-ów, czyli skrótów i aplikacji widocznych bezpośrednio na głównym ekranie, pozwala – podobnie jak w telefonach – dopasować wygląd i zawartość ekranu do naszych potrzeb. Praktycznie oznacza to ni mniej, ni więcej tylko ukrycie rzeczy (aplikacji, skrótów) mało przydatnych lub zbędnych konkretnemu użytkownikowi i wyciągnięcie na wierzch tych, z których chce lub ma prawo korzystać. Zamierzony i zazwyczaj osiągany efekt, to wygoda użytkowania i podniesienie wydajności pracy.

Monitorują, chronią, raportują

Dzięki rozbudowanym mechanizmom kontroli praw dostępu MPF może dostarczyć precyzyjnych danych na temat tego, kto, ile i kiedy drukuje, skanuje czy faksuje. Raporty są dostępne w każdej chwili za pośrednictwem sieci.

Zarządzając uprawnieniami dostępu możemy chronić swoje dokumenty i dane wrażliwe. Tylko osoba uprawniona będzie w stanie odebrać wydruki czy skany. Dokumenty poufne nie trafią przypadkiem, ani w wyniku działania z premedytacją w niepowołane ręce.

Pogadają z Twoim smartfonem…

Sektor MFP podąża też za nowinkami z obszaru technologii komunikacyjnej. Z urządzeniami wielofunkcyjnymi można się skomunikować (wymienić plikami, wydrukować, zeskanować) za pośrednictwem urządzeń przenośnych, takich jak tablet i smartfon (z Androidem), Iphone i Ipad. Nikogo już nie dziwi, że można „przytulić” telefon do znaczka NFC (Near Field Communication) umieszczonego na obudowie naszej kopiarki i drukować plik z telefonu lub pobrać skan do smartfona. Dzięki technologiom takim jak Samsung Mobile Print i Samsung Cloud Print (i wieloma innymi, bo w zasadzie każda licząca się na rynku firma, proponuje własne oprogramowanie do współpracy z urządzeniami mobilnymi) możemy drukować, faksować, skanować, ustawiając parametry druku i skanowania z dowolnego miejsca na świecie – pod warunkiem, że nasz smartfon „łapie zasięg”.

Baner wydrukują

Urządzenia wielofunkcyjne potrafią wyjść poza format A3: seria Bizhub (Konica Minolta) ma wśród swoich funkcji banner printing, pozwalający wydrukować arkusz o wymiarach 297x1200mm. Kreatywne wykorzystanie tej funkcji w warunkach biurowych nie musi ograniczać się do HAPPY BIRTHDAY w otoczeniu kolorowych baloników, ale w sumie… to też bywa przydatne, a bez wątpienia miłe.

Błyskawicznie skopiują

Bardzo użyteczną funkcją jest też szybkie i wygodne kopiowanie dokumentów tożsamości. Jeżeli ktoś choć raz próbował (a kto tego nie robił?) skopiować dwustronnie swój dowód osobisty na „zwykłej” kopiarce, ten doceni zalety tej innowacji. Zamiast karkołomnych operacji, które kosztowały sporo nerwów i zmarnowanego papieru, dostajemy wygodny sposób skanowania i wydrukowania skanów obu stron dokumentu na jednej stronie arkusza papieru. Łatwo, szybko, estetycznie i oszczędnie.

Mówiąc o możliwościach skanowania, nie sposób pominąć technologii dual scan, czyli skanowania dwustronnego w jednym przebiegu (kartka jest skanowana z dwóch stron jednocześnie). Jak łatwo wydedukować, skracając skanowanie z dwóch do jednego przejścia kartki przez skaner, można mocno przyspieszyć cały proces. Konkretnie, przy zastosowaniu odpowiedniego podajnika, nawet do 160 oryg./min. (osiągi kolorowych MFP z serii Bizhub).

Prędkość skanowania, połączona z wysoką jakością skanów i szeroką gamą formatów, w których możemy je zapisywać, czynią z profesjonalnych MPF-ów idealne, pierwsze ogniwo w procesie digitalizacji i archiwizacji dokumentów. To doskonałe urządzenie dla każdego, kto poważnie myśli o wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów, czy ma już dosyć przedzierania się przez papierowe archiwa.

Skany wyślą

Zeskanowane dokumenty można zachowywać, przesyłać i udostępniać na wiele sposobów.

Można je zapisać na dysku twardym MFP-a – szczególnie te, których kopii lub wydruków będziemy potrzebowali w nieodległej przyszłości lub potrzebujemy ich „na bieżąco” (np. różnego rodzaju formularze do wypełniania ręcznego). Można wysłać (o ile mamy do czynienia z urządzeniem sieciowym) na pulpit własnego komputera czy w inne miejsce sieci (np. do udostępnionego określonym użytkownikom katalogu, na FTP-ie czy w chmurze). Można oczywiście wysłać faksem lub pocztą e-mail.

Jeżeli z jakichś powodów chcemy zabrać pliki fizycznie ze sobą, możemy je zapisać w pamięci przenośnej (pendrive, telefon, dysk).

Serwis wezwą

MFP-y monitorują też własną pracę. Wysyłają raporty o błędach, o awariach, o poziomie zużycia materiałów eksploatacyjnych. Raporty mogą trafiać wprost do firmy świadczącej usługi serwisowe. Dzięki temu unikniemy typowej i chyba każdemu znanej sytuacji: potrzebujemy natychmiast skopiować dokument na ważne spotkanie, a urządzenie zawiadamia nas, że właśnie skończył się któryś toner.

Dobrze skonfigurowane, spersonalizowane zgodnie z potrzebami konkretnych grup lub konkretnych użytkowników urządzenie typu MFP jest wydajną, oszczędną i realnie ułatwiająca pracę maszyną. Współcześnie trudno sobie wyobrazić bez niej sprawnie funkcjonujące – na poziomie zadań związanych z drukiem, kopiowaniem i archiwizacją dokumentów – biuro. Można zaryzykować tezę, że stopień wykorzystania oferowanych przez MFP-y funkcji jest rodzajem papierka lakmusowego, wskaźnikiem poziomu kultury zarządzania w firmie.

awaria urządzenia drukującego banner printing Bizhub Konica Minolta dual scan MFP skanowanie dwustronne urządzenia wielofunkcyjne wielofunkcyjne urządzenie drukujące

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018