Obsługa RODO ze wsparciem urządzeń i oprogramowania

Niewybredne komentarze i memy, które zalały Internet w okolicach 25 maja 2018 r. (wejście w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), są świadectwem powszechnych kłopotów z dostosowaniem się do nowych wymogów. RODO jest traktowane jako zło konieczne (mnóstwo dodatkowych formalności) i kopalnia absurdów. Tymczasem obsługa RODO ze wsparciem urządzeń i oprogramowania nie tylko nie musi być udręką, lecz może stać się doskonała okazją do usprawnienia zarządzania firmą.

Najwięcej kłopotów z RODO miały i ciągle mają firmy, dla których stanem naturalnym był chaos w zbiorach danych, często idący w parze z określonymi niejasno (lub nieokreślonymi w ogóle) zasadami dostępu.

RODO jest szansą

RODO, poza koniecznością przygotowania wielu nowych dokumentów (np. polityk bezpieczeństwa danych), wymusiło też generalne porządki we wszelkich typach i nośnikach danych. Aby firma mogła działać zgodnie z nowym prawem, musiała zlokalizować wszystkie swoje bazy danych i sklasyfikować posiadane zasoby. Choćby tylko w celu prostego rozróżnienia, co jest, a co nie jest danymi osobowymi czy wrażliwymi.

Najprostszym rozwiązaniem problemu jest zatrudnienie inspektora ochrony danych. Można jednak pójść o krok dalej i przy okazji koniecznych zmian związanych z RODO zrobić generalne porządki w zarządzaniu firmą. Warto rozważyć kompleksowy audyt i optymalizację procesów biznesowych w oparciu o jeden ze sprawdzonych modeli sprzętowo-programowych, które oferują najwięksi gracze na rynku, tacy jak HP (HP JetAdvantage) czy Konica Minolta (Enterprise Content Management – ECM). Konica Minolta proponuje nie tylko pakiet usług, sprzęt i oprogramowanie, ale przede wszystkim mentoring w kwestiach związanych z wprowadzaniem RODO.

Optymalizuj zarządzanie i chroń dane

Wprowadzenie RODO zadziałało jak test kultury organizacyjnej firm. Te, które już wcześniej stosowały scentralizowane formy zarządzania i dystrybucji dokumentów, nie miały większych problemów z odnalezieniem i weryfikacją danych: wszystkie są w jednym systemie, nie trzeba było ich szukać na nośnikach (pamięciach masowych, płytach, w chmurze czy na dyskach twardych wielu stanowisk roboczych).

To, co jest łatwe w sprawnie działającym systemie zarządzania procesami biznesowymi i przepływem pracy, przy ich braku zamienia się w biurowy koszmar. Brak jasnej definicji i identyfikacji procesów biznesowych prowadzi m.in. do tego, że dane giną (zostają zagubione, ich lokalizacja jest trudna do ustalenia), nie są należycie chronione przed dostępem osób postronnych, a ich użycie wymaga każdorazowo czasochłonnych poszukiwań.

Korzystaj z doświadczenia fachowców

Wdrożenie jednego z systemów podnoszących skuteczność przechwytywania, udostępniania, archiwizowania, wyszukiwania i dystrybucji dokumentów nie tylko pozwoli poradzić sobie dużo szybciej i skuteczniej z wdrażaniem RODO, ale przede wszystkim poprawi ogół procesów zarządzania w firmie.

Największe korzyści wynikają z przyspieszenia i monitorowania procesu załatwiania spraw. Znaczne skrócenie czasu mijającego od zarejestrowania dokumentu do zamknięcia sprawy (np. od przyjęcia faktury do jej rozliczenia) oraz pełna kontrola procesu przekładają się na konkretne korzyści:

• szybszą obsługę zadań;
• praktyczne wykluczenie zalegania i gubienia dokumentów;
• możliwość ustalenia miejsc, w których powstają przestoje i natychmiastowego ustalenia, kto za nie odpowiada;
• pełną kontrolę nad dostępem do dokumentów (danych), a co za tym idzie możliwość ich lepszego zabezpieczenia.

Obsługa RODO ze wsparciem urządzeń i oprogramowania – sprawdzonego i odpowiednio dobranego do konkretnych potrzeb – jest szansą na poprawienie kultury organizacyjnej firmy, rozwój technologiczny i usprawnienie zarządzania. To także szansa na zbudowanie kapitału informacyjnego – uporządkowane, zaktualizowane i łatwo dostępne dane o klientach pozwalają na lepsze dopasowanie towarów i usług do ich oczekiwań.

Aby przeprowadzić skuteczny audyt i uniknąć błędów na etapie doboru sprzętu i oprogramowania, warto skorzystać z usług zewnętrznej firmy. Najlepiej takiej, która może wykazać się doświadczeniem na rynku, a także dostarczyć kompleksowych rozwiązań (sprzęt, oprogramowanie, doradztwo i serwis) – całościowej strategii udoskonalenia procesów biznesowych w filmie.

Ostatnio zmodyfikowane: 3 lipca 2018