Managed Print Services – drukowanie pod kontrolą

Z badań prowadzonych przez firmę Quocirca wynika, że większość respondentów uważa druk za niezbędne narzędzie w prowadzeniu biznesu. Równolegle rośnie zainteresowanie systemowymi rozwiązaniami. Zmierzają one do optymalizacji firmowego środowiska druku, pozwalającymi na ścisłą kontrolę wydatków związanych z eksploatacją floty drukującej. Odpowiedzią na te potrzeby są systemy MPS (Managed Print Services).

Obecnie każdy liczący się gracz na rynku urządzeń drukujących posiada w ofercie własne rozwiązania MPS. Niezależnie od tego, czy jest to system Managed Print Services HP, Konica Minolta czy Canon już na pierwszy rzut oka widać, że wszystkie one daleko wykraczają poza proste formy zarządzania zużyciem tonerów i papieru.

„Druk to tylko początek” – Managed Print Services

Takim hasłem HP promuje swój system Managed Print Services. Oddaje ono doskonale metodologię i szerokość podejścia do problemu druku u wszystkich dostawców rozwiązań MPS. Każdy z wymienionych producentów oferuje własne oprogramowanie i stosuje odmienne nazewnictwo poszczególnych rozwiązań, lecz pięć podstawowych celów jest niezmiennych:

• monitoring druku – zbierając dane na temat tego, kto, kiedy i ile drukuje, możemy wychwycić miejsca powstawania strat. Proces umożliwia skuteczne zapobieganie stratom (choćby przez ograniczenie liczby zbędnych wydruków w kolorze);
• bezpieczeństwo informatyczne i informacji – wraz z monitorowaniem i wprowadzeniem kontroli dostępu do druku i systemowych zabezpieczeń przed zewnętrzną ingerencją w sprzęt i oprogramowanie (ataki hakerskie) poprawia się bezpieczeństwo dokumentów i całego systemu;
• optymalizacja obiegu dokumentów – wdrożenie systemu Managed Print Services wiąże się z zastosowaniem narzędzi usprawniających. Ułatwiają one przechwytywanie dokumentów i zarządzanie ich cyfrowymi wersjami. Proces ten połączony jest z coraz szerszą automatyzacją procesów, m.in. wyszukiwania i dystrybucji (takie kompleksowe rozwiązania proponuje np. HP)
• sprawne zarządzanie flotą drukującą – dzięki narzędziom wchodzącym w skład pakietów MPS możliwa jest integracja zarządzania sprzętem drukującym i prowadzenie jej w sposób zdalny przez zewnętrzne podmioty. Pozwala to optymalizować wydatki na materiały eksploatacyjne, konserwacje i naprawy;
• poprawa jakości zarządzania firmą – wszystkie wymienione wyżej korzyści z wprowadzenia MPS przekładają się na usprawnienie i przyspieszenie pracy i procesu decyzyjnego. Ponadto redukują straty, eliminują zagubienia dokumentów – podnoszą kulturę zarządzania, co zwiększa konkurencyjność całej firmy.

Software i hardware w jednym pakiecie

HP, Konica Minolta, Canon i wielu innych potentatów opiera proponowane rozwiązania MPS na produkowanym przez siebie sprzęcie. Nastąpiło specyficzne przesunięcie akcentów – rozwiązania optymalizujące zarządzanie drukiem przestały być dodatkiem do sprzętu. To one z wolna stają się głównym produktem – sprzęt natomiast jest narzędziem koniecznym do wprowadzenia sprawnego zarządzania środowiskiem druku. Obecnie trudno wyobrazić sobie sprzęt klasy biznesowej, który byłby po prostu drukarką czy urządzeniem wielofunkcyjnym „nieuzbrojonym” w podstawowe choćby narzędzia do zarządzania drukiem.

Zgodnie z duchem czasu „towarem” stała się wiedza – systemowe, kompleksowe rozwiązania problemów. Zdaniem analityków ten trend będzie się nasilał w najbliższej przyszłości.

Ostatnio zmodyfikowane: 10 sierpnia 2018