Niższe koszty w firmie dzięki audytowi i monitorowaniu urządzeń biurowych cz. 1. Zbieranie danych

Cięcie kosztów biurowych ciągle jeszcze kojarzy się z ograniczeniem wydatków na długopisy, papier i inne drobiazgi. Ich redukcja, w liczbach sztuk, wygląda dobrze „na słupkach” wykresów zdobiących raporty, choć realne oszczędności z tego tytułu, nawet w skali roku, są niskie. Jednocześnie właściciel czy prezes firmy i kadra zarządzająca mają często problem z odpowiedzią na pytanie, jakie są rzeczywiste koszty druku w firmie. Najprostszym sposobem, by uzyskać konkretne odpowiedzi, jest przeprowadzenie audytu.

W niektórych firmach są osoby lub komórki zajmujące się controllingiem, czyli bieżącym śledzeniem i weryfikacją wszelkich podejmowanych działań. Potrafią poprawnie zidentyfikować obszary, w których generowane są zyski oraz te, w których powstają straty. W efekcie menadżerowie otrzymują informacje niezbędne do skutecznego zarządzania. Nie jest to jednak norma.

Jeżeli jednak nie mamy odpowiednich ludzi, warto zastanowić się nad zleceniem audytu zewnętrznego

Pod latarnią najciemniej, czyli pożytki z audytu

Podstawowym pożytkiem z audytu jest wiedza o stanie faktycznym, który często odbiega znacząco od naszych wyobrażeń. W myśl starej zasady, że pod latarnią najciemniej, bez złej woli przestajemy zauważać pewne niekorzystne zjawiska, skupiamy się na szczegółach, nie mając obrazu całości. Audyt ma nam dać ten obraz, wskazać źródła problemu rosnących wydatków i zaproponować możliwe rozwiązania, czyli sposoby optymalizacji i redukcji kosztów.

Spis z natury

Pierwszą fazą każdego audytu dotyczącego środowiska drukowania w firmie, jest dokonanie spisu z natury wszystkich urządzeń użytkowanych w firmie (drukarki, skanery, faksy, kopiarki, urządzenia wielofunkcyjne). Dzięki temu otrzymujemy klarowne zestawienie ilościowe i jakościowe. Ocena liczby, stanu technicznego, wieku, przebiegów i parametrów sprzętu jest podstawą do dalszych analiz i formułowania wniosków i zaleceń. Jednak już sam spis może nam uzmysłowić, ile mamy sprzętu przestarzałego (potencjalnie energochłonnego, drogiego w eksploatacji, a w efekcie stanowiącego zagrożenie dla środowiska naturalnego). Spis może też ujawnić wielość modeli i marek, co pociąga za sobą niekompatybilność czy konieczność serwisowania przez wielu różnych specjalistów. Dostaniemy też informację o stanach magazynowych materiałów eksploatacyjnych. Jest to o tyle ważne, że są one zazwyczaj kupowane „na zapas”, co prowadzi do niepotrzebnego zamrażania środków, które mogłyby być wykorzystane na bieżąca działalność firmy.

Spis z natury może też ujawnić istotne rozbieżności pomiędzy stanem księgowym a stanem faktycznym (rzeczywistym), dotyczącym – w kontekście omawianego przez nas audytu – rzeczowych składników majątkowych. Rozbieżności mają dwie podstawowe przyczyny: naturalna zmiana stanu i cech danego towaru/przedmiotu oraz błędy i nadużycia popełnione przez pracowników. Obie przyczyny w oczywisty sposób wpływają na wartość majątku firmy (obniżają go). Audyt może np. dać nam informację o ilości przeterminowanych materiałów eksploatacyjnych czy o błędach liczbowych (a nawet rzeczowych: inny sprzęt w ewidencji, inny w rzeczywistości) w dokumentacji księgowej.

Jeżeli nawet nie zostaną wykryte żadne nieprawidłowości, wartością nie do pogardzenia jest potwierdzenie od zewnętrznego audytora, że mamy porządek w papierach.

Monitoring

Znając liczbę i rodzaj urządzeń, można przejść do drugiej fazy audytu, czyli monitoringu funkcjonowania obecnego systemu. Ta faza, zależnie od przyjętej strategii może być podzielona na dwa etapy: niejawny i jawny. W pierwszym, nie informuje się pracowników firmy o audycie. Dane o ilości i rodzaju wydruków zbierane są dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu. W drugim monitoring prowadzony jest jawnie. Porównanie danych liczbowych z obu etapów, przy odpowiednio długim okresie ich zbierania, może być ważną wskazówką istnienia utrwalonych, niekorzystnych procesów, np. tego, że pracownicy zbyt często wykorzystują służbowy sprzęt do celów prywatnych lub nie przykładają należytej wagi do oszczędności.

Winni niegospodarności nie muszą być pracownicy, lecz sam system, a dokładnie brak świadomie stosowanych procedur zarządzania drukiem. Przykładem łatwym do zaobserwowania jest „dostawianie” drukarki do niemal każdego stanowiska pracy. Urządzenia „nabiurkowe” są dużym udogodnieniem, jednak pod dwoma podstawowymi warunkami:

1. nie wykorzystujemy ich do druku dokumentów w dużych nakładach (są zazwyczaj droższe w eksploatacji od urządzeń przystosowanych do dużych prac),
2. możemy monitorować ich wykorzystania.

Do druku liczonego w tysiącach stron miesięcznie, nad którym chcemy mieć pełną kontrolę, o wiele lepiej nadają się korporacyjne MFP. Są bez porównania bardziej ekonomiczne, a co nie mniej ważne, pozwalają nadawać ściśle określone uprawnienia poszczególnym użytkownikom, pozwalające np. na druk tylko w mono, w średniej rozdzielczości, z określonym miesięcznym limitem stron.

A na koniec…

Ważnym elementem tej fazy audytu mogą być wywiady z pracownikami. Pozwalają one ujawnić m. in. błędy w obiegu dokumentów czy zarządzaniu drukiem w firmie. Mogą być też cenną wskazówką dotyczącą obciążenia poszczególnych urządzeń, co będzie podstawą do optymalizacji ich wykorzystania.

Na tym kończy się pierwszy etap audytu. Prawidłowo przeprowadzone procedury gwarantują uzyskanie wiarygodnych wyników, czyli obrazu status quo środowiska drukowania w naszej firmie. Mamy wszystkie potrzebne dane, by przejść do najistotniejszego etapu, czyli analizy zebranego materiału, wniosków i zaleceń, ca następnie zastosowania nowych rozwiązań. Tym zagadnieniom poświęcimy drugą część tekstu.

audyt audyt w firmie cięcie kosztów cięcie kosztów biurowych controlling korzyści w audytu monitoring spis z natury

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018