Autor 
Obecnie nikogo już chyba nie trzeba przekonywać do tego, że digitalizacja dokumentów firmowych jest źródłem oszczędności i usprawnia procesy biznesowe. Jednocześnie pokutuje opinia, że wystarczy mieć skaner z oprogramowaniem OCR (Optical Character Recognition), by samodzielnie ją przeprowadzić. Jeżeli zależy nam na jakości otrzymanych dokumentów elektronicznych, szybkości przeprowadzenia operacji i bezpieczeństwie danych powinniśmy rozważyć zlecenie tego zadania na zewnątrz.
Jeden z mitów związanych z samodzielną digitalizacją mówi o tym, że można ją przeprowadzić tanio, a nawet bezkosztowo (wyłączywszy opłaty za energię elektryczną). Jako argument przeciwko outsourcingowi podaje się obawę o bezpieczeństwo poufnych danych. Żadne z tych twierdzeń nie znajduje potwierdzenia w praktyce.
Samodzielność kosztuje
Najbardziej oczywiste wydatki, które pociąga za sobą digitalizacja w wariancie DIY, to przede wszystkim koszt:
- zakupu i eksploatacji urządzenia skanującego;
- oprogramowania OCR;
- przeszkolenia pracownika;
- pracy osoby oddelegowanej do przeprowadzenia procesu digitalizacji.
Zanim rozpocznie się proces skanowania, papierowe dokumenty trzeba odpowiednio przygotować: posortować, usunąć zszywki i spinacze, niekiedy wyprostować, ułożyć w paczki według formatu i przeprowadzić kategoryzację (sklasyfikować dokumenty według odpowiednich typów).
Jest to proces uciążliwy i czasochłonny, który – przy niewielkim doświadczeniu osoby oddelegowanej do jego przeprowadzenia – może skutkować wieloma błędami, gubieniem dokumentów czy ich niewłaściwą dystrybucją (potencjalne ujawnienie poufnych danych).
Sam proces skanowania i wprowadzania elektronicznych dokumentów do systemu wymaga odpowiedniego sprzętu (np. wydajnego skanera przemysłowego), którego zakup może być ekonomicznie nieuzasadniony.
Wszystkie wspomniane wyżej czynniki sprawiają, że realne koszty i czas trwania samodzielnej digitalizacji mogą być bardzo trudne do precyzyjnego oszacowania.
Zleć i wymagaj
Zlecenie digitalizacji dokumentów firmowych zewnętrznej firmie ma wiele praktycznych korzyści. Wymieńmy najważniejsze:
- możliwość precyzyjnego zaplanowania wydatków – wycena jest zależna od liczby dokumentów przeznaczonych do zdigitalizowania;
- dokładnie określony czas wykonania;
- gwarantowana jakość elektronicznych dokumentów dzięki zastosowaniu najnowszych technologii (najwyższej klasy oprogramowania OCR i sprzętu skanującego);
- możliwość wyboru parametrów elektronicznych dokumentów (format plików, rozdzielczość, oczyszczenie z „szumów”, kompresja);
- indeksacja dokumentów – automatyczne lub ręczne wprowadzenie parametrów, dzięki którym będzie możliwe sprawne przeszukiwanie archiwum;
- wprowadzenie elektronicznych dokumentów do systemu klienta lub możliwość skorzystania z systemu firmy wykonującej digitalizację;
- gwarancja bezpieczeństwa – zarówno dokumentów papierowych, jak też ich wersji elektronicznych.
Decyzja zależy od skali
W przypadku niewielkiej liczby dokumentów i posiadania wolnych „mocy przerobowych” (odpowiedni sprzęt i pracownicy) można ograniczyć się do fachowego doradztwa przy wyborze sprzętu i oprogramowania.
Natomiast digitalizacja dokumentów firmowych liczonych w tysiącach sztuk miesięcznie to zadanie, którego realizację niemal zawsze opłaca się powierzyć zewnętrznej firmie.
Ostatnio zmodyfikowane: 4 lipca 2018
