ECM Konica Minolta – turning chaos into productivity

Zarządzanie obiegiem dokumentów tradycyjnych, czyli papierowych, to wyzwanie dla każdej firmy. Przyjmowanie/wystawianie, opisywanie, dystrybucja, zatwierdzanie, zabezpieczanie, archiwizowanie/niszczenie i wiele innych procesów składających się na obsługę dokumentów, a szerzej: zarządzanie cyklem życia informacji, pochłania mnóstwo czasu pracy, papieru, energii elektrycznej i miejsca – najkrócej mówiąc: pochłania mnóstwo pieniędzy. Jak odzyskać kontrolę nad dokumentami, a w szerszym znaczeniu skutecznie zarządzać przepływem informacji w firmie?

Rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem informacją oferują systemy klasy ECM (Enterprise Content Management). Powstają w drodze integracji w jedną wspólną strukturę wielu innych systemów, w tym m.in. zarządzania procesami i wymianą danych oraz systemów workflow. To ostatnie pojęcie używane jest zarówno do określenia zarządzania przepływem pracy, jak też obiegiem dokumentów.

Każdy proces zachodzący w firmie generuje różnego typu informacje, których fizyczną manifestacją są dokumenty. Stąd sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie jest równoznaczne ze sprawnym zarządzaniem firmą. Czym większa organizacja, tym więcej „produkuje” różnego typu dokumentów, a co za tym idzie, potrzebuje wydajniejszego i sprawniejszego sposobu zarządzania ich obiegiem.

Najpierw sophia, potem soft

Odpowiedzią na to zapotrzebowanie może być Konica Minolta ECM Consulting. To coś więcej, niż tylko zestaw przydatnych narzędzi sprzętowych i informatycznych – to oferta kompleksowego rozwiązywania problemów z zarządzaniem informacją. W pakiecie dostajemy identyfikację procesów działających w firmie, analizę stanu zastanego i przygotowanie procesu optymalizacji.

Nie jest chyba przypadkiem, że prezentacja usługi ECM Consulting nie wysuwa na pierwszy plan oprogramowania i sprzętu (na dobrą sprawę nawet o nich napomyka). Dlaczego?

Bo nie o narzędzia tu chodzi. Fakt: nie obejdziemy się bez nich. To oczywiste, że mając do zdigitalizowania tysiące, dziesiątki czy setki tysięcy segregatorów z dokumentami, skorzystamy z superwydajnych kombajnów MFP, np. z serii Konica Minolta Bizhub. Jeżeli nie zrobimy tego sami, możemy tę usługę zlecić na zewnątrz. Niezależnie od sposobu, cel jest ten sam: zamiana ton papieru w terabajty skanów. Przechwytywanie dokumentów papierowych (skanowanie i stosowanie programów OCR), co pozwala „martwy” papier zamienić w dokument elektroniczny), który można szybko zarejestrować i wprowadzić dane do systemów działających w firmie.

Wiele procesów zostanie częściowo lub całkowicie zautomatyzowanych. W tym celu będziemy używać dedykowanego do naszych potrzeb oprogramowania workflow, CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning ) i wielu innych oprogramowań służących do automatyzacji procesów i zarządzania nimi w obszarze produkcji, zarządzania zasobami, kontaktów z klientami.

Te procesy zostały wielokrotnie opisane. Usługa ECM firmy Konica Minolta, unikając koncentracji na aspektach technicznych wprowadzania systemu ECM, przekłada go na język konkretnych korzyści – dla firmy, jej właściciela, menadżera.

Warunek konieczny: digitalizacja

W prezentacji ECM Consulting przytoczono następujące dane statystyczne:

1. 95% informacji biznesowych nadal jest przechowywanych na papierze;
2. 70% dzisiejszych przedsiębiorstw upadłoby w ciągu 3 tygodni w razie masowej utraty dokumentacji papierowej w wyniku pożaru lub powodzi;
3. 15% przychodów organizacji jest wydawane na tworzenie, obsługę i dystrybucję dokumentów.

Zmiana tych wskaźników, to cel usługi ECM Consulting. Można go rozpisać na konkretne działania: digitalizację, poprawę bezpieczeństwa, optymalizację (przyspieszenie i obniżenie kosztów) procesów obsługi dokumentów.

Warunkiem koniecznym wprowadzenia systemu ECM jest digitalizacja. Bez niej nie do pomyślenia jest wdrożenie jakiejkolwiek formy zadaniowej pracy grupowej (systemy ECM czasami nazywane są systemami pracy grupowej), dla której platformą jest dedykowane oprogramowaniu typu workflow.

Zdigitalizowanymi dokumentami łatwiej zarządzać: udostępniać, modyfikować, kopiować, archiwizować, zabezpieczać przed nieautoryzowanym dostępem. Wszystkie te procesy, w zestawieniu z obrotem  dokumentami papierowymi są o wiele tańsze (oszczędzamy na papierze, kosztach druku, powierzchni, zakupach sprzętu, zatrudnieniu pracowników), bezpieczniejsze, szybsze i skuteczniejsze. Stąd biorą się imponujące wskaźniki procentowe, dotyczące skrócenia czasu obiegu dokumentów i oszczędności.

Faktura w 2 dni? To możliwe

ECM Consulting oferuje rozwiązanie typowych problemów obsługi dokumentów:

• znaczące skrócenie czasu obsługi (np. proces obiegu faktury ze średnich 7 dni roboczych można skrócić do zaledwie 2 dni), a co za tym idzie: zwiększenie szybkości obsługi klientów i spraw pracowniczych (wnioski urlopowe, delegacje, ewidencja czasu pracy);
• ułatwienie wyszukiwania (odpowiednio „otagowane” dokumenty elektroniczne wyszukuje się w ciągu kilku sekund czy minut);
• ochrony dokumentów (autoryzowany dostęp, ochrona przed gubieniem i zaleganiem);
• właściwy podział pracy, jej monitorowanie, poprawienie terminowości załatwiania spraw (system daje pełną kontrolę nad przepływem dokumentów, nad tym, kto i ile z nich dostaje do przetworzenia, jak postępuje praca, gdzie powstają przestoje);
• redukcja błędów w opisywaniu (zastosowanie odpowiednich formularzy i szablonów), natychmiastowe ustalenie, kto popełnił błąd, i jego szybka korekta;
• uniknięcie zmory „entych” wersji dokumentu i niemożności ustalenia ich autorów (w proponowanym systemie wersje mogą być zachowywane automatycznie, a ustalenie ich autorstwa nie nastręcza najmniejszych trudności);
• automatyzacja wielu procesów związanych z obsługą dokumentów, a w efekcie poprawienie płynności ich przepływu.

Digitalizacja dokumentów i automatyzacja procesów… automatycznie uniemożliwia przestoje związane z transportem dokumentów wewnątrz firmy – ich gubienie, zaleganie, błędne dostarczanie – to wszystko robi automatycznie system. Pracownik może się skupić tylko na właściwych zadaniach, czyli merytorycznej obsłudze dokumentów. Niezależnie od tego, gdzie fizycznie się znajduje. I dlatego czas „załatwiania” faktury, skrócony niemal trzykrotnie, nie jest abstrakcją, lecz z realną możliwością.

Wyższa kultura zarządzania

Korzyści z wdrażania rozwiązań klasy ECM potwierdzają badania firmy International Data Corporation (badania dotyczyły Niemiec, Francji i Polski) z 2013 r. Raport na temat ECM miał znaczący podtytuł: „Turning Chaos into Productivity” i stwierdzał m.in. niemal 70% badanych firm jako główne powody wdrożenia systemu ECM wskazywało usprawnienie dostępu do danych, zwiększenie bezpieczeństwa i zmniejszenie kosztów. Ponad 60% badanych podmiotów, zachęcona wprowadzeniem ECM w wybrane obszary swojej działalności, zdecydowała się na  kolejne implementacje. Nie jest więc niczym zaskakującym pojawianie się coraz to nowych produktów (oprogramowań i usług), które oferują firmom wyjście z chaosu i przeniesienie się w sferę nowej, wyższej (nowocześniejszej, wydajniejszej, tańszej, pro-eko) kultury zarządzania. Chcąc dotrzeć do klienta, stawiają na prostotę, pozytywne emocje, stworzenie intrygującej wizji, w myśl zasady, że wszystko zaczyna się od marzeń.

W tym kontekście prezentacja ECM firmy KonicaMinolta wypada bardzo sugestywnie. Ta i kolejne animacje na prostych przykładach podsumowują cele wprowadzania systemów ECM: błyskawiczne wyszukiwanie, dostępność z poziomu przeglądarki, z dowolnego urządzenia (komputer, tablet, smartfon) i dowolnego miejsca, monitoring zmian w dokumentach (natychmiastowa odpowiedź na pytania: Co? Kto? Kiedy?), agregacja (ujednolicenie danych pochodzących z różnych aplikacji) i bezpieczeństwo. Wszystko razem poprawia wydajność, podnosi na wyższy poziom kulturę pracy i zarządzania. Rośnie efektywność pracowników i zadowolenie klientów. A o to przecież chodzi.

Czy osiągniemy te efekty przy użyciu oprogramowań firmy X czy Y, jest kwestią drugoplanową. Ważne, żeby to oprogramowanie było dobrze dopasowane do potrzeb konkretnej organizacji – żeby nie burzyło jej struktury, lecz inteligentnie ją wspierało i modyfikowało.  Bo tylko wtedy wprowadzanie systemu ECM ma sens.

ECM Konica Minolta Enterprise Content Management Enterprise Resource Planning obieg dokumentów w firmie system workflow zarządzanie drukiem zarządzanie obiegiem dokumentów

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018