Niższe koszty w firmie dzięki audytowi i monitorowaniu urządzeń biurowych cz. 2. Analiza danych, wnioski, decyzje

Po pierwszej części audytu, dysponujemy szczegółowym obrazem sytuacji firmy w obszarze druku. Jednak dane bez odpowiedniej interpretacji są jak biblijne talenty: można je zakopać i nic z tego tytułu nie zyskać lub „puścić w obieg” i pomnożyć zyski, co w omawianym przez nas zagadnieniu oznacza obniżenie kosztów druku. By tak się stało, musimy dane przeanalizować, wyciągnąć wnioski i zaproponować konieczne zmiany, a następnie je wdrożyć. 

W tym miejscu warto raz jeszcze podkreślić zalety audytu zewnętrznego. Analiza zebranych danych bywa nie tylko procesem skomplikowanym, ale też – na etapie wniosków i zaleceń zmian – trudnym do przeprowadzenia dla audytora wewnętrznego. Zmiana i jej wdrożenie, to nie tylko kwestia wymiany sprzętu i usprawnienia procedur – za tymi terminami kryją się często decyzje kadrowe, konieczność wejścia w sieć wewnątrzfirmowych powiązań personalnych. Audytor zewnętrzny jest wolny od związanych z ta sytuacją zahamowań i wątpliwości – proponowane przez niego wnioski charakteryzują się możliwie maksymalnym obiektywizmem, a celem zaleceń jest wyłącznie poprawa efektów.

Analiza i wnioski

Trzecią fazą audytu jest analiza wyników i formułowanie wniosków, czyli rekomendacji odnośnie sprzętu i jego wykorzystania. Może to być zalecenie zastąpienia licznych rozproszonych urządzeń jednym lub kilkoma urządzeniami wielofunkcyjnymi, wymiana starego sprzętu na nowy, wydajniejszy, energooszczędny, umożliwiający kontrolę dostępu i zapewniający bezpieczeństwo poufnych danych. Na przykład wymiana przestarzałych kopiarek na nowoczesne urządzenia sieciowe, w połączeniu z ich właściwym ulokowaniem i zastosowaniem tzw. druku podążającego (możliwość odbioru wydruku z więcej niż jednego urządzenia), zredukuje do niezbędnego minimum czas poświęcany na przemieszczanie się „na drugi koniec biura” i wystawanie w kolejce do urządzenia kopiującego.

Oszczędność i bezpieczeństwo

Zalecenia mogą dotyczyć usprawnienia obiegu dokumentów, redukcji liczby niepotrzebnych wydruków oraz zabezpieczenia dostępu do dokumentów poufnych poprzez dopasowanie urządzeń i zastosowanie odpowiedniego oprogramowania.

Poza omówionym wyżej sztywnym określeniem profilu użytkownika, jest wiele form zarządzania drukiem, prowadzących do bardziej świadomego, a przez to oszczędnego i zapewniającego bezpieczeństwo dokumentów poufnych korzystania z urządzeń drukujących. Na przykład autoryzacja użytkowników (możliwość odbioru dokumentów dopiero po zalogowaniu się), odcina dostęp użytkownikom przypadkowym (np. osobom niebędącym pracownikami) czy nieuprawnionym. Każdorazowe logowanie wymusza fizyczną obecność przy urządzeniu drukującym i daje możliwość przejrzenia materiałów wysłanych na drukarkę, w celu usunięcia tych, które zostały skierowane do druku przez przypadek, zawierają puste strony lub takich, których druk – w czasie pomiędzy wysłaniem na drukarkę a „zrzuceniem na papier” – stał się zbędny.

Generowanie comiesięcznych raportów pozwoli monitorować, a w następnym kroku kontrolować liczby i rodzaj drukowanych stron oraz zużycie i zakupy materiałów eksploatacyjnych.

A może outsourcing?

Wnioskiem z audytu może też być potrzeba częściowego lub całkowitego outsourcingu procesów drukowania, skanowania i kopiowania. Wszystko zgodnie z niemal stuletnią maksymą Henry’ego Forda: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

A skoro tak, to zamiast samodzielnie dbać o stan techniczny i zapewnienie ciągłości pracy urządzeń drukujących, możemy to zlecić firmie zewnętrznej. Korzyści są oczywiste, więc wymienimy krótko najważniejsze: brak konieczności zatrudnienia pracowników o odpowiednich kwalifikacjach, odpowiedzialnych za instalowanie, konserwację i zapewnianie ciągłości pracy urządzeń; nie zamrażamy funduszy w materiałach eksploatacyjnych, mamy stałe miesięczne koszty druku (możliwość precyzyjnego planowania budżetu); czas reakcji na zgłoszenie awarii skraca się do minimum (godziny zamiast dni). Etaty, czas i planowanie budżetu to pieniądze – stracone lub zachowane w budżecie firmy.

Niezależnie od przyjętej strategii audytu i rodzaju organizacji, w której się go prowadzi, „żelaznym” zaleceniem jest prowadzenie bieżącego monitoringu. Bez spełnienia tego warunku nie dowiemy się, czy zmiany wprowadzone zgodnie z zaletami audytu, przyniosły oczekiwane oszczędności.

analiza i wnioski z audytu audyt w firmie cięcie kosztów controlling korzyści z audytu outsourcing audytu

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018