Printfleet – pełna kontrola floty drukującej

Gdy Twoja firma korzysta z kilku drukarek nabiurkowych, zastosowanie Printfleet może być dyskusyjne. Chociaż niepozbawione sensu. Przy kilku dużych urządzeniach MFP, zlokalizowanych w odległych od siebie pomieszczeniach lub oddziałach zamiejscowych, jest poważnym ułatwieniem. Gdy twoja flota liczy 10 i więcej urządzeń, zastosowanie Printfleet jest w zasadzie koniecznością. Oczywiście tylko wtedy, gdy chcesz znać realne koszty druku i je optymalizować, czyli ciąć koszty. A kto nie chce?

Printfleet to systemowe rozwiązanie zarządzania flotą drukującą: pełny monitoring pracy (liczba wykonanych kopii/wydruków, skanów w wyznaczonych przedziałach czasowych) i stanu urządzeń drukujących (poziom zużycia materiałów eksploatacyjnych, alerty o wyczerpaniu materiałów eksploatacyjnych oraz alerty sprzętowe). Informacje możemy uzyskać z jakiegokolwiek miejsca, w dowolnym momencie i na temat każdego urządzenia drukującego zarejestrowanego w systemie. A można ich zarejestrować kilkaset i więcej.

Jedynym ograniczeniem jest wiek urządzeń – starsze, pochodzące np. sprzed 8-10 lat modele mogą okazać się niekompatybilne z systemem.

Co daje systemowe zarządzanie drukiem?

Wyobraźmy sobie firmę, która ma kilka oddziałów zamiejscowych. Może to być korporacja z własnym działem IT, zatrudniająca tysiące osób, ale równie dobrze kilkudziesięcioosobowa organizacja z jednym informatykiem „od wszystkiego”. Skale różne, lecz zasada działania identyczna.

Rozważmy prosty, codzienny przypadek: skończył się toner. Jak wygląda załatwienie tej sprawy w przypadku braku systemowego zarządzania drukiem i przy zastosowaniu platformy Printfleet?

Przed zastosowaniem Printfleet. Chcemy drukować, drukarka informuje nas o braku tonera, dzwonimy do działu IT/informatyka, oczekujemy na pojawienie się pracownika, który wymieni toner, wznawiamy drukowanie. W bardzo sprzyjających okolicznościach (dział IT w tym samym budynku i ma akurat „wolnego” pracownika) od kilku minut do pół godziny. W niesprzyjających warunkach (jeden informatyk, oddział zamiejscowy) – od kilku godzin do kilku dni (jedyny informatyk jest na L4 lub urlopie, przed którym nie zrobił przeglądu stanu urządzeń).

Po zastosowaniu Printfleet. Sytuacja, analogiczna do opisanej wyżej, nie powinna mieć miejsca. Odpowiedzialny pracownik na bieżąco monitoruje poziom materiałów eksploatacyjnych, a system powiadomi go z wyprzedzeniem o koniecznej wymianie tonera. Dzięki temu drukarka nie odmówi współpracy w trakcie przygotowywania pilnego dokumentu.

Praktyczne możliwości

Prinfleet pozwala m. in. na:

• dostęp do informacji o konkretnym urządzeniu w czasie rzeczywistym;
• monitorowanie stanów i alarmowanie o koniecznych uzupełnieniach materiałów eksploatacyjnych (tonery, bębny drukujące);
• automatyczne zliczanie skanów, kopii/wydruków (z rozbiciem na kolor i mono) i przygotowywanie okresowych raportów, np. na koniec miesiąca rozliczeniowego, które umożliwiają łatwe rozliczenie liczby wykonywanych w danym okresie kopii/wydruków bez konieczności odczytu liczników i ręcznej aktualizacji (bardzo ważna funkcjonalność w przypadku wynajmowania sprzętu);
• monitorowanie nakładów i kosztów wydruków (przy użyciu kalkulatorów kosztów);
• otrzymywanie alertów o awariach urządzeń;
• automatyczne powiadamianie serwisu.

Dostęp do wszystkich informacji jest zdalny, nie wymaga fizycznej obecności przy urządzeniu. Informacje są dostępne zarówno dla firmy zarządzającej flotą, jak i dla klienta.

Wymierne korzyści

Każda z wyżej wymienionych funkcjonalności systemu Printfleet przekłada się na konkretne korzyści dla użytkownika. Wszystkie mieszczą się w pojęciu optymalizacji środowiska druku (określenie obszarów generujących najwyższe koszty, poznanie dokładnej liczby i kosztów wydruków/kopii) i oszczędności czasu pracy (unikanie przestojów z powodu braku materiałów eksploatacyjnych oraz awarii, ograniczenie liczby etatów w dziale IT). W efekcie pozwalają na skuteczne cięcie kosztów.

cięcie kosztów controlling druk w firmie jaką drukarkę wybrać do biura kupno maszyny monitoring obieg dokumentów w firmie urządzenia do drukowania urządzenia drukujące urządzenie drukujące wydruk w firmie zarządzanie drukiem zarządzanie obiegiem dokumentów

Ostatnio zmodyfikowane: 7 marca 2018